Eigenbeleg in der Vereinsbuchführung

Eigenbeleg in der Vereinsbuchführung

Von dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ können Sie in Ausnahmefällen abweichen und den „ordentlichen“ Beleg durch einen „Eigenbeleg“ ersetzen.

Dessen Form ist nicht ausschlaggebend - er kann durchaus handschriftlich erstellt sein. Es müssen ihm aber die gleichen Angaben zu entnehmen sein wie bei einem Fremdbeleg - also:

Name und Anschrift des Lieferanten oder Dienstleisters,

Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung,

Termin der Lieferung oder Leistung sowie

der Rechnungsbetrag.

Den im Rechnungsbetrag ursprünglich enthaltenen Umsatzsteuer-Betrag dürfen Sie nicht geltend machen. Dafür ist laut Paragraf 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine ordentliche Rechnung gemäß Paragraf 14 UStG unerlässlich. Immerhin dürfen Sie aber den gesamten Bruttobetrag als Aufwand verbuchen.

Durch Ihre Unterschrift versichern Sie die sachliche Richtigkeit Ihrer Angaben. Obwohl ein solcher Eigenbeleg eine geringere Beweiskraft hat als der ordentliche Beleg eines Geschäftspartners, wird er normalerweise anstandslos vom Fiskus akzeptiert. Sie dürfen dieses Verfahren allerdings tatsächlich nur in Ausnahmefällen anwenden. Anderenfalls gefährden Sie die Glaubwürdigkeit Ihrer gesamten Buchführung und haben bei späteren Betriebsprüfungen unter Umständen schlechte Karten.