Geschäftsvorfall
mit Geschäftsvorfall sind alle wirtschaftlichen Vorgänge, die zur Veränderung einzelner Vermögenspositionen des Vereins führen, gemeint.

Belege
Belege stellen die körperliche Grundlage aller Aufzeichnungen in der Buchführung dar. Mit ihnen " belegen " sie die Rechtmäßigkeit der vorgenommenen Buchung. Es gilt der Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg! Man unterscheidet zwischen Fremdbelegen und Eigenbelegen.

Fremdbelege
diese sind dem Verein von Dritten zugegangenen z.B. Bankauszüge, Rechnungen, Quittungen oder Lastschriften.

Eigenbelege
Eigenbelege werden im Verein selbst erstellt, und zwar dann, wenn keine Fremdbelege in Verein sind. Dies sollte nur ausnahmsweise geschehen. Beispiele für notwendige Eigenbelege: um Buchungen, Stornobuchungen. Eigenbelege müssen auch dann erstellt werden, wenn aus nachvollziehbaren Gründen von Belege nicht vorliegen.

Buchungssysteme
im Verein üblich sind zwei Buchungssysteme. Nicht buchführungspflichtige Vereine können ihre Überschüsse auch am Rahmen einer Einnahme- Überschussrechnung ermitteln. Zumindest für größere Vereine wird die doppelte Buchführung empfohlen.

Die einfache Buchführung
Bei der einfachen Buchführung im Sinne von Paragraph 4 Absatz 1 EStG werden das Jahr über im Wesentlichen nur Einnahmen und Ausgaben erfasst. Daneben ist allerdings die Führung eines Anlagenverzeichnisses und die Überwachung der Forderungen und Verbindlichkeiten in separaten Aufzeichnungen erforderlich. Der Vermögensbestand zum Ende des laufenden Jahres wird durch eine körperliche Inventur festgestellt, alle Vermögensgegenstände werden erfasst und in einer sog. Inventarliste festgehalten. Der Gewinn (oder der Verlust) wird durch Vermögensvergleich ermittelt. Diese einfache Buchführung eignet sich für Vereine ohne oder nur mit unwesentlichem Anlage und Umlaufvermögen, da zwar die Höhe des Erfolgs ermittelt werden kann nicht jedoch dessen Ursache.

Die doppelte Buchführung
Die doppelte Buchführung hat weder etwas mit " doppelte Boden " noch gar mit " doppelter Moral" zu tun. Der Begriff bedeutet lediglich, dass jede Buchung auf mindestens zwei Konten erfasst wird. Die Kontenarten werden unterschieden in Bestandskonten, Erfolgskonten und gemischte Konten.

Bestandskonten
Bestandskonten weisen die Bestände an Vermögen, Schulden oder Eigenmittel aus. Die Schlussbestände werden in die Schlussbilanz übernommen. Die Aktiven Bestandskonten dienen zur Fassung der Vermögensgegenstände (Sportgeräte, Instrumente, eigene Gebäude), die passiven Bestandskonten zeigen die Verbindlichkeiten sowie das Eigenkapital.

Erfolgskonten
Auf den Erfolgskonten werden die Erträge und Aufwendungen verbucht. Erträge sind im Verein z.B. Mitgliedsbeiträge, Aufnahmegebühren, Spenden, Werbeeinnahmen, Aufwendungen sind Übungsleiterentschädigungen, Verbrauchsmaterial usw. Aufwands - und Ertragskonten werden zum Jahresschluss in die Gewinn - und Verlustrechnung übernommen.

Gemischte Konten
gemischte Konten sind z.B. die Konten des Warenverkehrs, dort wird unter Berücksichtigung der Inventur ein Überschuss ermittelt, der dann in die Gewinn - und Verlustrechnung übernommen wird.