Die Ablauforganisation

Ein geregeltes Vereinsleben

Eine an den im Vereinsleben vorkommenden Regelfällen orientierte Ablauforganisation schafft die Voraussetzungen für die Durchführung Ihrer Pläne. Zusammengehörende Aufgaben werden von derselben Person wahrgenommen. Arbeitsmittel (Musikinstrumente, Sportgeräte) werden optimal eingesetzt. Die richtige Information kommt an die richtige Stelle.

Schriftliche Unterlagen?

In jedem Verein gibt es ungeschriebene Gesetze und Regeln, ohne die ein geordnetes und erfolgreiches Miteinanderarbeiten nicht möglich wäre. Diese Regeln erreichen, wenn sie denn gut sind, dass der Aufwand an Sachmitteln und Zeit möglichst gering gehalten wird. Hat Ihr Verein mehr als 100 Mitglieder oder mehr als 2 Sparten? Müssen die Aufgaben auf verschiedene Mitglieder verteilt werden? Besteht bei einem Wechsel in einer Funktion (Vorstand, Übungsleiter, Betreuer etc.) die Gefahr, dass feststehende Regeln nicht oder nur unzureichend weitergegeben werden? Dann sollten Sie daran denken, diese Regeln schriftlich zu fixieren.

Schriftliche Ablaufbeschreibungen

Wenn Sie die immer wieder vorkommenden Arbeitsabläufe schriftlich vorgeben, erreichen Sie für Ihren Verein einige bemerkenswerte Vorteile:

Es muss nicht jedes Problem neu diskutiert und beschlossen werden,
Alle Mitglieder wissen, oder können zumindest wissen, welche Regelungen für welche Sachverhalte bestehen. (z.B. Ehrungen, Ablauf von Sitzungen),
Unnötiger Aufwand wird vermieden (Reisekosten: Fahrtkosten pro Person und nicht pro PKW),
Die Kapazitätsauslastung wird gesteigert (Vor- und Nachrüstzeit bei Übungsräumen),
Die Vereinsziele können besser umgesetzt werden.
Bei einem Wechsel in einer Funktion erleichtern schriftliche Unterlagen dem Ausscheidenden und dem Neuen die Übergabe; die Abhängigkeit von einzelnen Personen (die alles im Kopf haben) wird geringer.

Ein Informationssystem

Der meiste Ärger im Verein entsteht durch Missverständnisse, dieser fühlt sich übergangen, jener wollte zu einer Problemlösung beitragen und bekam keine Gelegenheit. Häufig resultiert dieser Ärger aus der fehlenden und unzureichenden Kommunikation. Typisches Beispiel: In einer Vorstandssitzung wird der Termin einer Vereinsfahrt geändert, ein Spartenleiter war bei der Behandlung dieses Punktes noch nicht anwesend, das Protokoll wurde nichtrechtzeitig verteilt. In der Sparte wird weiterhin der falsche Termin als Basis für die Arbeitsplanung genommen.

Der Aufbau eines Kommunikationssystems ist daher unabhängig von der Größe Ihres Vereins wichtig, Sie sollten jedoch den Informationsbedarf und Informationsnutzen, aber auch den Informationsaufwand berücksichtigen.

Auszug aus "Ehrenamtliches Vereinsmanagement" erhältlich unter http://www.vereinsbuchladen.de oder im örtlichen Buchhandel.

Als PDF Datei können den Titel "Optimale Vereinsorganisation" unter http://www.vereinsofort.de downloaden